Digitalice documentos en papel y archivadores de forma sencilla
¿Sigue trabajando con papel o escaneando usted mismo? Con nuestro servicio de escaneo de documentos en papel y archivadores, digitalizará su papeleo de forma sencilla y rápida.
01: Envío y Recogida
Envío o recogida de sus documentos en papel
Envío a Escanear
Envíenos sus documentos y archivadores en un paquete embalado de forma segura. Para ello, le proporcionaremos una dirección postal específica para la recepción segura de sus paquetes.
Recogida en toda Alemania
Como alternativa al envío, también recogemos los documentos in situ con un mensajero. En Berlín, en pocas horas; en toda Alemania, al día siguiente.
Clasificación automática tras la recepción
Una vez recibidos, clasificamos los documentos y los ponemos a su disposición digitalmente en su cuenta. Allí podrá solicitarlos para escanear en cualquier momento.
Escaneo bajo demanda
Los documentos físicos que no necesite digitalmente de inmediato los guardamos de forma segura en nuestro archivo durante un máximo de 30 años. Podrá solicitar el escaneo de los documentos más tarde, cuando los necesite.
02: Escaneo
Escaneo con reconocimiento inteligente de documentos
Preparación exhaustiva para el escaneo
Antes de escanear, retiramos los documentos de carpetas, archivadores, fundas o protectores de hojas. Se quitan encuadernaciones, tiras de archivo, clips y grapas.
Escaneo completo de todos los documentos
Digitalización de alta resolución de todo tipo de documentos: desde recibos de gasolina hasta planos de construcción de gran formato DIN A0. Para documentos especiales (por ejemplo, escrituras notariales selladas) existen procesos específicos.
Se mantiene el orden existente
Los documentos de varias páginas se reconocen y separan de forma inteligente basándose en características físicas. La estructura de archivo y el orden de sus documentos físicos se registran durante el escaneo y se replican digitalmente 1:1.
Digitalización a alta velocidad
Mediante un proceso altamente automatizado, escaneamos sus documentos en pocos días. Los procesos asistidos por software y el control de calidad garantizan un resultado sin errores.
03: Almacenamiento y Distribución
Almacenar y distribuir documentos digitales en la nube
Documentos inteligentes y a prueba de auditorías
La nube convierte los escaneos en documentos inteligentes: el contenido se captura mediante reconocimiento de texto (OCR) y se hace así buscable. Para un archivo conforme a GOBD, se guardan como archivos PDF/A a prueba de auditorías.
Archivo automático
Gracias al archivo automático, la nube es el lugar de almacenamiento central para todo su equipo. Con derechos de acceso individuales a sus documentos digitales y físicos.
Organizar y distribuir
Puede etiquetar documentos y categorizarlos por características. Si lo desea, también de forma automática con la ayuda de inteligencia artificial. Los flujos de trabajo garantizan la distribución de los documentos a las personas y servicios deseados.
Encuentre documentos de forma rápida y sencilla
Con la búsqueda inteligente de su nube, encontrará los documentos que necesita en segundos basándose en el contenido y las características.
04: Archivar
Guardar de forma segura documentos en papel y archivadores
Archivo seguro de sus originales
Guardamos sus documentos físicos y archivadores de forma segura en nuestro archivo a largo plazo, hasta 30 años.
Acceso a los originales en cualquier momento
Puede solicitar el escaneo de documentos o archivadores aún no digitalizados en cualquier momento. Le enviaremos los documentos originales que necesite en cualquier momento. A nivel mundial y en 24 horas.
Destrucción a tiempo
Sus documentos nunca serán destruidos sin su consentimiento explícito. Con plazos de conservación individuales, usted controla la destrucción de sus documentos físicos conforme a la protección de datos.
Archivo a largo plazo supervisado
Medidas de seguridad físicas y videovigilancia electrónica protegen todas las salas de archivo de nuestro centro de producción las 24 horas del día.
05: Envío
Solicitar el envío de documentos originales en cualquier momento
Devolución inmediata y completa
¿Necesita sus documentos de vuelta inmediatamente después del escaneo? Clasificamos todo y le devolvemos los documentos en su estado original.
Envío de documentos individuales en cualquier momento
Le enviaremos documentos individuales o archivadores que necesite en original, en cualquier momento que lo solicite. Garantizado en 24 horas.
Envío exprés para documentos urgentes
Reciba originales importantes por DHL en 24 horas o por mensajería exprés en caso de urgencia especial.
Envío mundial
Con nuestros socios logísticos, le enviamos todos los documentos a cualquier dirección dentro de Alemania y a nivel mundial.
06: Destrucción
Destruir papeleo innecesario de forma conforme a la protección de datos
Destrucción segura después del escaneo
Los documentos que ya no necesite pueden ser destruidos por nosotros de forma gratuita y conforme a la protección de datos inmediatamente después del escaneo.
Trituración certificada
Conforme al RGPD y certificado ISO para máxima seguridad.
Trituración certificada
Adecuado para información especialmente sensible (clase de protección 2 y nivel de seguridad P4).
Destrucción automática
Flujo de trabajo opcional para la destrucción conforme a la protección de datos después de 45 días.
Lo que dicen nuestros clientes:
“Hacemos escanear nuestro correo y papeleo, no solo porque es súper práctico. Escanear también apoya nuestro estilo de vida minimalista, porque libera la mente no tener demasiadas posesiones.”
Ya sea en papel o digital: sus documentos están seguros con nosotros.
Garantizado y certificado.
En nuestro centro de producción, un proceso automatizado y asistido por software garantiza el procesamiento seguro de su correo postal y documentos en papel.
Licencia postal
Licencia postal de la Agencia Federal de Redes, la autoridad supervisora de todos los proveedores de servicios postales.
Infraestructura de TI
Certificación ISO/IEC 27001:2022 y C5 de la Oficina Federal de Seguridad de la Información (BSI).
Protección de datos
Certificación anual de la RGPD de la UE. Contrato de procesamiento de datos según la RGPD de la UE.
Destrucción
Certificación ISO 9001:2015 para la destrucción conforme a la protección de datos con clase de protección 2 y nivel de seguridad P4.
Correo : Escanear correo postal
Reciba su correo postal diario de forma rápida y segura en formato digital
Nube : Gestión digital de documentos
Archivar documentos digitales de forma segura y distribuirlos automáticamente
¿Tiene alguna pregunta?
Estamos a su disposición.
Nuestro equipo está disponible de lunes a viernes de 9:00 a 17:00 para responder a sus preguntas personalmente.
service@escanear.es
(089) 62823.103
